DropBox(クラウドストレージ)の活用

あなたはクラウドストレージをお使いでしょうか。もしお使いでないなら是非一度お試しください。私の会社では、Dropbox plusを使用しています。このサービスは1アカウント当たり月額1,000円で1TB(1,000MB)のストレージ(ディスク)を使用できます。(Dropbox basicサービスなら、1アカウント当たり2GBが、無料で使用できます。)

私たちがこのサービス(Dropbox plus)を使用する理由は以下の5点です。
1) 出張の多い私が、社外から社内で保管するファイルに、簡単にスマホからアクセスできる。
2) バックアップ用および、業務用ファイルを置くことでファイルサーバやバックアップ用のデバイスを持たなくて良い。なので、仮に事務所が地震で倒壊してもデータは大丈夫!
3) 各職員に割り当てられるディスクは、職員のメールアドレスで管理され、共有の権限レベルを自由に設定できるので、社員数の少ない弊社で使いやすい。
4) 弊社では基本的にはテキストデータが主体なので、このPlusというサービスで容量的に十分であろうと思われたこと。
5) セキュリティ、同期機能、バックアップ機能といったデータを共有するために必要な機能が充実しているため。
ちなみに、オンラインストレージはこの他にも各社が提供しています。どこも似たような機能を提供していますが、細かく見ると仕様が結構違ったりします。使用条件は「インターネットに接続されていること」です。また、Dropboxはスマホ用のアプリも提供しているので、スマホで撮影した写真なども直ぐにPCと共有できます。
Dropboxが使える条件は、対象の機器(PC、タブレット、スマホ)がインターネットに接続されていることだけです。
もしも、このようなオンラインストレージの機能だけでは、あなたの心配が消えない(例:セキュリティの担保等)場合、オンラインストレージの機能に、貴社独自の「運用の約束事」(例:オンラインストレージ上のファイルには、オープンする際のパスワードをかける等)を付け加えることで、貴社の要件に合った構成が取れると思いますよ。
P.S Dropboxの設定方法はyoutubeにもたくさん載っていますので、参考にしてみてください。(例 https://www.youtube.com/watch?v=V-tiXeulcws )

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