CSVファイルの威力

もし、あなたの会社で例えば、ネットバンキングやカード決済を使っていて、しかもそこに入力されているデータを、さらに「手動」で会計システムに入力しているのであれば、このお話はあなたのお役に立てると思います。

あなたは、ご存知でしょうか。

今あなたがお使いのどんなシステムでも…

ほとんどのシステムが、CSVファイルのインポート、エクスポート機能を持っています。

 

大きな会社では、大規模パッケージで自動的に、

販売システムのデータは会計システムに取り込まれますが…

 

大企業であれば、よく聞く大規模なパッケージを使っていて、システム間は自動的に連携が取れています。

そのような環境では、販売システムで売り上げたデータは、何もしなくても会計システムに取り込まれます。

大きなパッケージでは、自動でシステム間でのデータの連携が取られていますが、地方の中小企業ともなると、なかなかそんな高価な「大物パッケージ」には手が届きません。

 

地方の中小企業に合ったデータ連携処理を

 

なので、私のお勧めは「地方版低価格データ連携処理」です。

もうお分かりになった方も多いともいますが…

そうです。これらシステムのCSVファイルのインポート・エクスポート機能を使い、

一旦エクスポートされたデータを、インポート先のシステムの読み込みのフォーマットに合わせるために、VBA(Visual Basic)やEXCEL関数でフォーマット変換を行い、一括で別のシステムにデータを読み込ませ、登録するのです。

プログラムを書くというと、しり込みする方もいらっしゃるかもしれませんが、

大体100~200行程度のコードを書く事になります。

(もちろん、データの内容や動作環境に依存するので一概には言えませんが)

 

積善会で手作業のデータ入力に代えて、エクスポート/インポート機能を使った結果…

 

これが結構バカにならないのです。

私たちの会社で実施した結果をご紹介します。

実は最近まで、私たちの会社では以下の5つのシステムに入力していたデータを、2重で会計システムに登録していました。

  • 小口現金管理
  • ネットバンキング
  • カード決済
  • 販売システム
  • 支払い管理表

 

これらの手作業を、全てCSVのエクスポートとインポートに切り替えた結果、

それまで月間35時間4分かかっていた作業が、8時間46分になりました。

なんと75%の作業時間の削減です。

しかもこれは、エクスポートしたデータを、プログラムでのフォーマット変換を行わず、

手作業で修正した結果です。

いかがでしょうか?このようにCSVのエクスポート、インポートによるシステム間のデータ交換もばかにならないと思いませんか?

 

もしあなたが、今会計システムにデータを手入力しているのであれば、

周りで使用しているシステムのCSV出力機能を見直すことで、大幅に事務処理の時間を減らせるかもしれません。

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