業務効率を上げつつ、院内システムの軽量化を図る

今回も谷病院様内の業務の効率化のお話ですが、実際には、谷病院内システムの「軽量化」ともつながっています。

この「軽量化」とは、使用するパソコン内のシステムをクラウドアプリに置き換え、それによりそのパソコンを、「いつでも代わりとなるデバイスと置き換え可能とする」という意味です。

 

今後はどんどん新しいテクノロジーやアプリケーションが出てくると思いますが、多分それらはインターネットの「あちら側」に置かれ、それを「こちら側」からログインして使いに行く形態が主流になると思います。

 

そういう流れを邪魔するのが「バージョンアップできない古いソフトウェア」です。

これがあるために、ユーザーはいつまでも古くて遅いパソコンを使わないといけなくなり、

なかなか新しいアプリを使う環境が整いません。

 

ですから私が今、自分の会社内でも、谷病院様でもすすめているのが、古いアプリをクラウドに代えて、業務効率を上げつつ、同時にそのような古いアプリを使わないで良くすることで、システム環境を「軽量化」することなのです。

 

今回その対象となるのは、谷病院様で実施されている現金の管理です。

谷病院様では、入院される患者様が院内で不便が無いよう、日常生活に必要となる色々な物品の買物や、洗濯等のサービスを提供されていますが、そのために必要となるお金を患者様、そしてそのご家族から一時的にお預かりし、その中からそれらの物品やサービスの購入に当てています。

 

そしてその仕組ですが…

やはり、いままでこれをずっと紙の伝票をつかって、購入された時点でその伝票を起票し、最終的にはそれを事務所のスタッフの方が伝票を見ながら、ACCESSで作成されたシステムに入力し、必要なレポートを出していました。

 

このシステムは、以前谷病院と関係の合った方が作成されたそうですが、今は完全にブラックボックスになっていて、スタッフの方は決められた方式で入力し、定形のレポートを出力されていました。

 

単純に考えると、伝票を起票することで作成したデータを再度ACCESSで入力するという「二重登録」をされていた訳です。

 

ですので、これを1回の入力ですべてが終わりになるよう、Kintone+EXCELでこの問題の解決を図るご提案をし、今この業務改善に取り組んでいます。

 

この現金の管理業務の対象となる業務は、具体的には以下の5種類です。

  • 院内売店の買物
  • 患者様からのその他物品・サービスの購入
  • 洗濯
  • 牛乳
  • ローソンでの買物(主に菓子類)

 

そして、実際にはこのためのお金は、現金と預金で管理されています。

ようするに、個人ごとにある程度「現金の財布」があり、余分なお金は銀行の預金として預けられているのです。

そして必要に応じて、この預金と現金の間をお金が動き、患者様からお金が補充されます。

 

入院患者様が上の物品、サービスを購入されるたびに、伝票を起票していたのに代えて、タブレットでKintoneを使って買物の情報を入力し、Kintoneの持つ集計機能をレポートとして使用し、必要であればCSVファイルにその情報を落として使用するスタイルに切り替えようとしています。

 

今回もKintoneの特徴で、ほんの数時間ですばやくプロトタイプを作成することができ、それを病院の皆様にお見せすることで、新しい業務の流れのイメージをすばやくご理解いただきました。

 

この結果はまた別途お知らせします。

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