掛売処理 自動化結果のお知らせ 84%の時間圧縮!

1月30日にお知らせした、手作業での掛売処理を、
新しいプリンターとEXCELマクロで自動化した業務改善の結果のご報告です。

簡単におさらいします。
対象となる業務は、病院内で経営する売店業務で発生する掛売です。
対象の商品はほとんどがおむつで、利用者様のために病院スタッフの方が購入されていました。

この業務は、掛売のため従来の売店のレジでは取り扱えず、
それ用の伝票を用意し、売店スタッフがその場で必要事項を手書き入力していました。

そして月末に、うちの販売管理システムの「販売王」に、
溜まった手書きの伝票のデータを入力し、請求書と請求一覧書を出していました。

おおよそ伝票の枚数が1月分で約300枚!
これ確かに手入力するの嫌ですよね!

そして、この月末の、掛売分の請求書と請求一覧書を出すのにおよそ4時間かかっていました。
この業務を改善するために…
1.売店側に新しく掛売用のプリンターを導入し、売店側での手書き伝票を廃止する。
2.事務所側では、レジのデータから掛売分をCSVファイルとして取り出し、
EXCELマクロを使って、販売王インポート形式データを作成し、
販売王に一括で掛売データを入力し、請求書を印刷する。

という仕組みに切り替えました。

その結果・・・
事務所側の掛売請求書と請求一覧書を作成する時間は40分に短縮されました。
40/240 ⇒ 約84%の時間圧縮です。

個人的には、もう少し改善の余地はあるかなとは思いますが、
第1弾としては満足のいく結果でした。

やはり、私たち中小企業ではギリギリの人数で会社を運営しているのと、
皆が皆、コンピュータ―処理に詳しいわけではないので、
このように少しずつ改善を加えていくしかないかなと考えています。

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