売店での紙情報を電子化した結果

8月15日の投稿で、私は私たちの経営する細木病院、三愛病院

2か所で、それまだ使用されていた紙のフォーマットの情報共有を止め、

アンドロイドタブレット + モバイルWifi + MS Office365(EXCEL) + Dropbox

のインフラ環境のもと、7種類の文書を選び、9月3日~7日の間で実際に運用を始め、

1週間が経ちましたので、その結果をご報告します。

ちなみに…

今回対象となった文書は以下の7種類です。

1.切手・ハガキ在庫表

2.売店釣銭管理表

3.売店弁当返品管理表

4.売店振替申請書

5.売店勤務スケジュール表

6.売店化粧品出納表

7.売店廃棄記帳表

 

そして、

1.資料作成・編集時間

2.作成した資料を、作成場所から閲覧者が見る場所までの移動時間

3.できた資料を格納する時間

 

の3つについて1週間の間にどの程度の時間がかかるかを測ってもらいました。

 

その結果…

資料のための作業時間(編集・格納)が269分

資料の移動時間が170分

 

合計で439分間(7.3時間)かかっていることが分かりました。

 

これを電子化すると、なんと

資料のための作業時間が72分

資料の移動時間はもちろん0

 週間作業時間439分が72分。84%の時間短縮。

合計72分間(1時間12分)

電子化する前の約16%です。時間が、84%短縮されたということになります。

 

そして、実際に使用した人も「思ったほど面倒ではない」という感想で、

導入を推進した私としては、ほっとしています。

 

そして、いままでやや漠然とした思いが、かなり明確な確信に変わってきました。

高知のような地方で、これからどんどん地元の力が当てにできなくなる、すなわち人口減が予想される土地では、何かしらのテクノロジーを使って作業そのものを簡単、単純、短時間にすることが大事なのだという思いです。

 

以下に私の思う、「紙情報を電子化する」ことによる地方の主に中小企業にとってのメリットを挙げます。

 

  • 電子情報は、場所に縛られなくなり、「どこででも取り扱う」ことが可能になります。これにより、その業務が外部に委託しやすくなります。
  • 電子情報は、プログラムによる加工が可能です。これにより一旦入力されたデータを人力で転記することなく、異なるシステム間でデータを自動的に共有する仕組みができます。(例:販売システムに入力したデータを、打ち直すことなく会計システムにインポート)
  • 同じ理由でいったん電子化された情報は、適切なツールを使えばいろいろな分析ができます。いままで時間の問題でそれができなかったあなたも、さらにデータの有効な活用ができます。
  • 電子情報は、物理的な場所を必要としません。書いた後置き場所に困ることもありません。もちろん、書いたものを別の人に見せるために「持ち運ぶ」必要もありません。

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