給与明細配布

あなたの会社の給与明細はどのような形式で職員に配布されていますか?

私の会社では週に1回、職員が全員集まってミーティングをして、会社の状況や自分の担当の仕事の進捗等を共有する時間があるのですが、その席で給与を担当している職員からの意見で、「今実施している給与明細を印刷物の配布に戻してほしい」という意見が出ました。

 

実は2年前に給与処理を簡単に、且つコストを削減する目的で給与明細を電子データ(PDF)で、配布することにしました。当初はパートさん含む全職員の給与明細を電子化する予定でしたが、ガラケーしか持たない人がいて、その仕組だと「見ることができない」と言われたことや、心情的に「印刷物じゃないと嫌です」という意見が7割を超えました。

 

面白いことに、最初私は若い人は抵抗があまりないんじゃないかと思ったのですが、意見を聞くと必ずしもそうではなく、若い人でも「やっぱり給与明細は紙で欲しいです」という意見が多かったことです。

 

印刷物と言うか、「紙」の媒体としての威力をまざまざと見せつけられた瞬間でした。

で、結局電子化された給与明細を受け取る人は社員全体の約3割にとどまり、それがそのまま今に至っていたというわけです。

 

それで、その話を聞いて思い立ったのは、「配布は止めよう」です。

どういうことかと言うと、今まで紙の給与明細を受領していた職員には、そのまま印刷された給与明細を渡し、PDFで受け取っていた社員には、給与の情報を配布するのでなく、職員が自分の給与明細を見ることのできる仕組みにしようと思いました。

 

これは、以前私が働いていた職場がこの方式だったので思い出したのですが、都会の会社やそれなりの規模の会社では、最近では結構一般的になってきているのではと思います。

そして次の瞬間に思ったのが、やはり「クラウド化」です。

 

そしてその場で担当者にお願いしたのが、以下の内容です。

 

1.クラウド版の給与システムを導入する。

2.そのシステムは、必要に応じて各職員が自分の給与を閲覧できること

3.そのシステムは、印刷された給与明細がほしい社員向けに、「一括印刷」が出来る。

4.現行の「弥生給与」からデータの移行ができること。

5.使用している勤怠システムのデータが取り込めること。

 

私の会社では、現在給与システムに「弥生」を使用していますが、小さいパッケージとはいえ、社内のPCにインストールし定期的にバージョンアップしないといけません。

私は社長になってから、ずっと社内の仕組みの「電子化」を言い続けているのですが、それは「業務の軽量化・効率化」と同じ意味合いを持っています。

 

ソフトウェアのクラウド化はその一環です。今後はますます私達が必要とするソフトウェアは「あちら側」に存在し、インターネット経由で、「こちら側」から使用する形態が進むと思います。

 

これは私達のような地方の中小企業には、とてもいい環境だと思います。

使いたいものを自由にアクセスして使えばよく、実体となるソフトウェアを私達の環境に置く必要がないからです。

 

そして、もっと大事なことは、社員全員がこの事を理解し、一体となってそちらの方向に進むことだと思います。私は超前向きに考えていて、今回の事はその成果の1つではないかと思います。

 

なぜなら、実際にやってみて問題が分かり、更に改善の案を見つけることができるというプロセスが回りだしたと感じたからでした。

今後も「実施して修正する」を続けていきたいと考えています。

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