売店での「紙」のやり取りをやめる試み

このシリーズの第3弾です。

まずはできることからやる!

ということで、売店での、「紙から電子化」での情報共有に取り組むことにしました。

私たちは、細木病院と三愛病院の2カ所の売店を運営しています。

そして、この2カ所の売店運営のための体制として、

社内に1人管理者を置き、各売店に職員さんが2名ずついます。

そして現在、これら売店を運営するための情報は「紙」で管理されています。

この情報を電子化して、紙情報の、作成⇒移動⇒閲覧⇒編集⇒格納の一連の作業時間を減らすのが目的です。

 

なぜ売店から?⇒簡単だから

 

ここから始める理由は単純で、「簡単」だからです。

この「簡単」という意味は、主にここで取り扱われる情報の加工の話です。

実際には、売店で取り扱われる紙情報は、大きく分けて2種類あります。

それは、

1.積善会の中でのみ共有される情報

2.積善会の外部の利用者様、病院のスタッフの方々と共有される情報

です。

 

今回はもちろん1だけを対象にしています。いきなり会社の外部の人たちと紙でやり取りしていたものを、「これからはメールでお送りします」というわけにはいきませんから…

 

そして、この1にあたる情報は全て、「誰かが書いて誰かが見る」事がその使用用途です。

最終的に会計システムや、販売システムに取り込まれることはありません。

 

ですので、そのデータをさらに編集してシステムに取り込むなどいう事を考えずに、単純にEXCELファイルで作成した情報を、クラウドストレージに置いて、共有すればよいと考えました。

 

ここで、少しだけGoogleのスプレッドシートも考えたのですが、今まででDropboxでの運用に慣れていることから、Dropbox + EXCELの組み合わせにしました。

 

それで、まずは必要な機器、とソフトウェアを導入しました。

このために購入したのは以下の通りです。

(売店が2カ所のため、2セット購入)

NEC lavie 8インチタブレット  2セット

WiMax(モバイルWiFi)        2セット

MS Office 365                   2セット

そして、管理対象が文書ファイルなので、クラウドストレージは2GBまで無料のDropboxを、使用する事にしました。

Dropbox Basic (無料版 2GB)     2セット

 

そして、同時に現時点での紙情報でのやりとりに、

どの程度時間がかかっているかも測定しました。

今回対象となった情報は以下の7種類です。

1.切手・ハガキ在庫表

2.売店釣銭管理表

3.売店弁当返品管理表

4.売店振替申請書

5.売店勤務スケジュール表

6.売店化粧品出納表

7.売店廃棄記帳表

 

そして、

1.資料作成・編集時間

2.作成した資料を、作成場所から閲覧者が見る場所までの移動時間

3.できた資料を格納する時間

の3つについて1週間の間にどの程度の時間がかかるかを測ってもらいました。

 

その結果…

資料のための作業時間(編集・格納)が269分

資料の移動時間が170分

 

合計で439分間(7.3時間)

かかっていることが分かりました。

 

これらを電子化した結果は、分かり次第お知らせしたいと思います。

 

SNSでもご購読できます。