社内紙情報撲滅運動

この度、私たちは社内で使用している「紙媒体情報」を削減するための取り組みを始めました。

今更ですが、紙の情報は(多分)どの団体でも使用していると思います。

1.作成しやすい、

2.アクセスし易い(見れば何が書かれているか分かる)

3.持ち運びも容易

等のメリットはあると思いますが、その一方で…

1.保管に場所を取る

2.情報の転記の手間が発生し、転記ミスの可能性もある

3.再利用(紙情報の検索、サマリー等の作成)が面倒である

などのデメリットがあると思います。

 

私たちは、社内の事務処理(支払い伝票、現金取り扱い、売掛管理、注文処理等)そして、病院内で開店している売店での管理情報(スケジュール、掛売注文書、重要商品在庫管理表)に着目しました。

この作業に直接かかわっている社員は2名です。

そして、これらに関連する情報で「紙媒体」で管理されている帳票を洗い出して、それらを可能な限り、電子化できないかということで第一回のミーティングを持ちました。

その結果、報告されたのは、事務処理関連で35種類の帳票、売店の管理情報で19種類の帳票でした。

これは、私の予想をかなり超えたものでした。

2名の社員で35種類もの独自の帳票を作っているというのは、「ずいぶん多いなあ」というのが、私の率直な感想です。

 

そして、これらの紙媒体の情報を電子化するに当たり、私は、大まかには以下の方針で考えています。

1.スケジュールのように(すでにフォーマットがあって)、単純に複数名で共有すれば良い情報はDropbox+Androidタブレットで対応する。

2.複数名で共有し、且つその帳票の内容を他者がチェックする必要がある場合、Kintoneで開発する。(報告を作成する側とチェックする側を明確に識別する必要がある)

 

実際1に該当する文書はすぐわかるので、これについては早速アクションをとり、タブレット端末+Dropboxでの管理にしようと考えています。

この件につきましては、また改めてご報告したいと思います。

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