事務所内の紙の削減

ビジネスをすると、その過程で大量の「紙」が発生します。ざっと考えただけでも、請求書、納品書、契約書、社内情報交換用文書と色々な種類の紙が日々発生しています。紙そのものの費用はもちろんですが、やはり紙で情報を保管すると・・・

1.置き場所が困る

2.後から探し出すのが面倒

私たちがとった対策は以下の5つです。

1.社内で情報共有する場合、紙を使用しない。

2.契約書をPDF化する。

3.給与袋を無くし、PDFファイルをメールで送信する。

4.積善会宛の請求書をPDF形式でメール送信してもらう。

 

少し詳しく番号の順番にご説明します。

1.私たちは週に1回社内会議を行い、色々なことを決めたり情報の共有を行ったりしますが、それらに必要となる情報をEXCEL、Word、PPT、PDF、各種イメージファイルの形式で共有フォルダに置き、PCとプロジェクターをつなぎホワイトボードに画面を映して、皆でそれを見ながら議論を進めています。プロジェクターには、EPSONのEH-TW410を使用してHDMIケーブルでPCとつないで使用しています。このプロジェクターなら明るい部屋でも、かなり鮮明に画像を投影することができ、結構便利に使っています。

 

2.契約書はいくら電子化しても元の契約書を廃棄するわけにはいかないので、紙の削減とはいきませんが、取引先と何度か契約書についてお話をする時、何度か内容の確認に戸惑ったことから、スキャナーを購入し契約書をスキャンしてPDFファイル化して、それぞれのファイルに取引先や契約年月日などの名称を付け、共有フォルダに置くようにしています。これで必要な契約書を直ぐに見つけ出せるようなりました。

 

3.私たちの会社では、正社員、パートさん合わせて約50名程度が働いていますが、給与明細をPDF化して配布する場合、受け手側の端末がPDFを見られるものである必要があります。そして、なにより当人が給与明細を「データ」でもらうことに対して拒否反応を示すこともあります。そこでこの方式の導入に先立って社員全員にアンケートを取った結果、全体の約3割が、電子データで給与明細を受け取ることに同意していただけました。個人的には少し残念な気持ちでしたが、この先この割合は増えていくと確信しています。

4.これも今年からの取り組みなのですが、割と東京では請求書のやり取りはPDF化された請求書をメールでやり取りするスタイルが多かったので、試しに私たちの会社に請求書を出す各社にお伺いしたところ、約6割の会社様が、請求書をPDFでメール送信してくれることに同意していただきました。現在ではほとんどの販売システムは請求書をPDFで出力できるので、このこと自体は先方の会社様にとっても郵送する必要性が無くなり、結構メリットがあるのではと考えています。

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