KintoneとExcelを使い分ける?

色々突っ込まれることは分かっていながら言いますが…

「あなたの会社では、KintoneとExcelをどうやって使い分けてますか?」

と聞かれると、「はぁ???」という感じになる人も多いと思います。

まあ、少し聞いてください。

私の会社では、紙の帳票の代わりに、KintoneとExcelをデータの1次入力のシステムとして使用しています。(今その「大改革???」の途中です)

 

そして、「データ入力用ツール」として見ると、結構KintoneとExcelでバッティングすることがあり、「はて、今回はどちらで行こうか?」と悩むことが結構あります。

 

元々Kintoneはブラウザ上で動くので、どこでも使用できるというのが1つの特徴だったわけですが…

今では、クラウドストレージ(Dropbox等)とタブレットとの組み合わせで、Excelだってどこからでもデータの入力ができるようになりました。

価格を考えても、従業員50名程度の会社では、それほど差は出ません。

 

それじゃ結局どうするか?…

私の結論は、「結局それぞれの特徴を生かすしかない」という、面白くもなんともないものに落ち着きました。

 

Kintoneの特徴は、ブラウザで動く入力画面が作れて、それを複数名で共有でき、場合によっては入力結果を第三者に通知し、最終的にはCSVに落とすことができる。

Excelは、何といっても大量データを短時間で入力するスプレッドシートと、

データの加工機能の豊富さ。関数やマクロで直接入力されたものを加工でき、あっという間に最終のフォーマットに変換することができる。というのが強みだと思います。

(もちろんそのほかにもいろいろありますが、上記はあくまでも私の感想です…)

 

このようなことから、私は以下のようにこれら2つの製品を使い分けています。

Kintone

1.「トランザクション量」の多い業務(発生する伝票枚数の多い業務)

2.最終的に会計仕訳入力の必要のない業務(日誌等)

 

Excel

基本的にはKintoneの対応しない、トランザクションの少ない業務(月次で発生する伝票、関連帳票)に使用します。

 

私の会社はパート従業員まで合わせて、約50名の規模です。

このような使い分けで悩むことは時たまありますが、この程度のサイズの会社であれば、少なくともお客様と絡まないデータの1次入力は、KintoneかExcelを使うことで、かなり事務処理効率を上げられると考えています。

SNSでもご購読できます。