書類の電子化で思う事

毎度おなじみの「紙書類撲滅運動」ネタです。

以前から担当者に、社内で「紙」として印刷された書類がどの程度あるのかをリストアップしてほしいとお願いしていました。

これは、取引で発生する書類を電子化して業務を効率化する目的ですが、この中にはFAXでやり取りされる文書も含まれます。

 

実際にリストアップしてもらったところ、納品書、請求書以外に、受発注や取引先への提出レポートなど9種類の書類があることが分かりました。

(実は9種類でも施設が異なるとフォーマットが変わるので、フォーマットで分けるとさらに細かくなりますが、その文書の目的で分類すると9種類という事です)

 

それで、それらがどのように取り扱われているか、それらを電子化できるかについて正職員の方1名、補助のパート職員の方1名、の3名で議論しました。

そこで感じたことを書きます。

 

1.自ら声をあげることを再度自覚

この2人は私と一緒に働いているので、当然私の性癖(紙を無くし電子化するという意味です。念のため)は嫌というほど知っています。それでも自分からの業務を電子化したいという提案はそれほどありません。

ですが、私は、これはごく普通の事だと考えています。なぜなら現場の担当者は目の前の仕事に忙しく、一歩下がって(あるいは一段高い所から)自分の業務を見直すことは、かなり困難な事なのです。それに単純に社長である私には声をかけづらいというのもあると思います。

ですからこれこそがマネージャーの仕事なわけですが、田舎の中小企業ですと、マネージャーとかではなく、それが社長の役割になります。

それともちろん、経験が重要です。やはり人間は「経験の生き物」ですので、いくら「電子化」といっても本人に「電子化」の経験が無いと、初めからどうしていいかなんて思いつきません。

ですので、ここはその経験のある私の役割でもあるわけです。

ということで、やはり事務所内の業務効率化は、最初から最後まで自分が主体的に取り組まなければと思いました。

 

2.自分も勉強を怠らない

ですが、世の中の流れはとても早く、毎日いろいろな製品が出てきます。最近までできなかった事が、テクノロジーの力でいつの間にかできるようになっていることも普通です。

ですので、いくら昔「コンピューターシステムやってました」といっても、実際に新しいテクノロジーを見たり、あるいはそれを試してみない事にはその技術に対する、「感」が磨かれません。

それでは、自分の存在意味がなくなってしまうし、社内で一番時間的に余裕があるのも(要するに暇という…)自分なので。

なにせ、「誰かにさせたい」と思ってもその誰かがいないのが中小企業です。

ここは経験のある自分がやるしかありません。

 

3.優先順位を考える

実はリストアップされた書類の中で、お客様と弊社間でFAXでやり取りされる書類がありました。これは、私たちが保有する病院用の用具で、病院様からFAXでの依頼を受け、それに従い、処理の場所にその用具を届け、月末にはその内容を売り上げ計上し、会計システムに入力するという一連の業務です。

それで、私が以前実施したと同じように、DropBoxを使って、病院様と弊社で注文書のフォーマットを共有し、そこから月末に販売管理システムに取り込む仕組みを作ったらどうかという提案をしたところ、「用具の配達は結構せかされるし、いつもPCの前に座っているわけではないので、依頼が来たかどうかわからなくなるのが心配です」という意見がありました。

それとともに言われたのが、「一番時間のかかるのが、納品書と請求書の突合せチェックと、会計システムへの入力です。」でした。

それらの議論から、「ああ、やはりここをまずつぶさなきゃ」と感じました。以前書きましたが、今弊社では月に約250枚の請求書を受け取り、それをチェックし会計システムに入力するのに2人がかりで2日間かかっています。実際にその業務にあたっている2人の言葉から、その業務のしんどさが伝わってきます。

ということで、以前試してその時は採用に至らなかったのですが、第1優先順位でクラウド版の(AIを使っているといわれている)伝票のチェックのシステム、そして第2優先順位で、同じくクラウド版のFAX送受信のシステムについて、トライアルを行うことにしました。(トライアルの結果は、ここでまたお知らせしたいと思います)

 

4.言い続けることの大事さ

ブログもそうですが、人間の意志を伝えるのは1回では到底無理で、定期的に何度も繰り返し、言い続けることが大事だと感じました。また、言い続けることで、職員にもこちらの熱意を感じ取ってもらい、「電子化による効率化」の意識を共有してもらえると感じました。

 

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