事務処理時間を削減する ―― たとえそれが月に1時間の作業でも

また紙文書ネタです。(笑)

私自身も会社業務の中で、紙による情報の交換は、そう簡単にはなくならないとは考えています。

積善会の中でも、まだまだ紙文書のやり取りはかなり残っています。

今回の業務は、弊社が仲介している制服等のレンタル業務です。

これは月末に、その月に仁生会各施設様にてご使用になられた制服等の使用数の情報をいただき、その情報から請求書を作成し提出するわけですが・・・

対象は12ヶ所の施設・部署様です。

そしていま現在、各施設、部署ごとに異なるフォーマットでご連絡をいただき、

送付方法もFAX,手渡し、メール添付と様々な形で送られてきます。

これをなんとか時間短縮したいと考え、最初Kintoneを考えました。

しかし、施設毎にフォーマット(内容の情報も)異なることから、

Kintoneでは全部を同じフォーマットにしないとメリットが無いと考え、

少し職員の方とお話をしましたが、やはり「今のフォームを変えたくない」ということでした。

ですので、Dropboxを使用して、これらの施設、部署との共有フォルダを作成し、

そこに今と同じフォームをEXCELにて作成し、あとはEXCEL関数を使って販売システムにインポートできるフォーマットのCSVを自動で作成する仕組みを考えました。

 

もちろん、最初にお客様の承諾をいただき、始めたわけですが、今回は少しやり方を変えました。

この作業は、部下に任せます。

理由は、自分が楽したいから…

も、ありますが、担当者もこのような事を実践することで、

自分の業務の時間短縮が図れることを実感してもらえれば、

この先も自分の業務を、「そういう目」で見ることができるようになるのではと思いました。

最初に担当者に聞いたのですが、「月末に1時間程度です」という話でした。

本人は多分最初からこの方法で、しかも月1時間なので、「何の問題もない」と考えていたと思います。

ただ、今回このように仕組を変えることで、1時間の作業が2~3分で終わることになると予想しています。

 

あなたはこれをどのように考えますか?

私は、「1分、1秒でも社員が本業に関わる時間を増やしたい」と考えています。

私達の会社は、仁生会からの要望を受けて、色々な物品やサービスを提供するわけですから、

そのような私達の会社に必要なことは、「1分、1秒でも多くお客様に接する時間を増やす」

ことだと思うのです。

ですので、たとえ月に1時間の事務処理でも、短縮できるのであれば短縮するというのが私の意見です。

これからも、社員が本業に関わる時間を増やすため、このような小さな改善を積み重ねたいと思います。

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