電子化は続きます…(請求書処理)

今回は取引先から来る請求書をいかに効率よくさばくかの話です。

弊社では、請求書から現金支払いリストと会計システムへの入力を行います。

で、その作業なのですが…

あなたの会社でもあると思いますが、請求書を会計入力する時、その内容と会計上の科目を結びつける必要があります。

これが厄介なのは、1枚の請求書の明細でも、明細行によって科目が異なる場合があることです。

それで今まで社内で行われていた作業というのが…

1.この写真のように、各担当者が「仕入伝票・仕訳明細書・振込依頼書」という用紙に、自分の担当する請求書について、科目毎の請求金額を記入します。

2.会計担当者は、その用紙に書かれた内容と請求書を突き合わせ、合計金額のチェックをします。

3.会計担当者は、チェックがOKであれば、その内容を支払リストと会計システムに手入力します。

4.会計担当者は各請求書と、依頼書用紙をホッチキスで留め、バインダーに閉じて保管します。

 

対象となる請求書は約80社から来ます。この作業に、担当者は2日ほどかかっていました。

 

私の会社では事務処理(会計、給与、勤怠管理、営業支援事務)は当然1人で行っているので、担当者からなるべく負担を取り去らないと、あっという間に事務処理がパンクしてしまします。

 

担当者から、「この請求書に関連する処理をなんとかしてくれ」という要求を受けての対応策が、おなじみ(?)のKintoneとExcel処理です。

 

対応策は次の通りです。

 

各担当者は、Kintone上に自分のアカウントを持ちます。

1.Kintoneのアプリに入った後は、自分が担当する「請求書情報」が表示されます。

2.「請求書情報」とは、請求元の会社名、商品名、科目コード、品種の名称を並べたものです。

3.担当者は、表示された請求書情報の横に、該当する請求金額を入力します。

各担当者の作業はここまでです。

 

ここからが会計担当者の作業です。

1.会計担当者はそれらの情報をCSV形式でダウンロードし、予め作成しておいた、Excelの支払金リストにそれらの情報を貼り付けます。

(注意)弊社は、病院向けの事業ですので、毎月ほとんど請求元の増減はありません。

2.貼付け後、ExcelのVlookup関数を使って金額を支払金リストに取り込んでいきます。3.Excel上で表示される金額と請求書の金額チェックします。

3.請求書は、スキャンしてPDF形式で保存し、必要な時は印刷することにしました。

 

これで、かなり請求書に関連する作業時間が減ると考えています。

実は、今まさにこの仕組で第1回の請求書処理を行っている最中です。

どれほどの時間が削減できたのかは、また改めてご紹介したいと思います。

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