中小企業のBPR(その3)

本来であれば、販売業務の中でも半分を占める「売掛金処理」の調査を進めるべきでしょうが、

事務担当のスタッフからの悲鳴で、「掛売入力」に手を付けることにしました。
この作業は、売店での手書き掛売伝票の、会計パッケージへの入力作業、消費税、買掛金、売掛金一覧等の資料作成を指しています。

中でも掛売伝票の入力がこの作業の半分近くを占め、1ヵ月間に約300枚程度発生していて、入力に4時間半近くかかっていることが分かりました。
掛売伝票はその名の通り、「掛売」ですので、急いでいるときなどは便利なので、件数が増えていて、昨年5月の時点では、月に200枚程度だったのが、
8月には今の枚数近くになってきたようです。

事務担当のスタッフは、以前からその作業を手入力していたことで、その作業に慣れてしまい、本人にとって、「当たり前の作業」になっていたんだと思います。
それが枚数が増えたことで、さすがに事務処理時間上問題を感じるようになったという事です。
売店での掛売とは、その場で手書きでカーボン用紙の伝票に内容を書き、月末に手作業で入力し、まとめて請求するという方法を取っていました。

それに対し、今回取った対応は次の通りです。

1)売店レジに掛売伝票印刷用のプリンターを約9万円で購入し、「その場で手書き」を止め、レジに掛売分をデータとして登録し、
且つお客様には印字された伝票をお渡しする。
2)月末に、レジの売上データをCSV形式で抜き出し、EXCELマクロを使いパッケージ入力用のフォーマットに変換する。
3)月末に一括で掛売データを、2の仕組みを使いパッケージに「インポート」する。
これで300枚の伝票の手作業入力が、数分の作業になります。

P.S この処理のために、約200行程度の小さなプログラムを作成しました。1週間程度のテストの後実際に使用予定です。

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