事務作業 手入力作業撲滅運動 SmartOCRを試してみました

毎回のことで突然ですが、あなたの会社では毎月送られてくる請求書の処理にどのくらい時間をかけていますか?

もちろん、私の会社でもそれなりに時間をかけています。

毎月送られてくる請求書はざっと130社、250枚程度でしょうか?

私の会社でもまだまだ紙の請求書から、更に紙の作業用のフォームに書き写しそれを使って会計システムに入力したり、出金処理をしたりしています。

そしてこの作業に、2人で約2日間かかっています。

すいません、実はごく最近までこの問題に気づいていませんでした。

経理の担当者から「なんとかしてくれ!」というお叱り(?)を受け、この問題に取り組むことにしました。

 

そして、ちょうどいいタイミングで来たメールがGoogleアラート「事務処理効率化」の中にあった、「SmartOCR」という製品です。

この製品はAIを使った請求書のPDFや画像ファイルをCSV形式に自動変換するシステムで、「株式会社インフォディオ」という会社が開発したものです。

説明を見ると、手書き以外の請求書から、明細項目、会社名、日付等のデータを文字データとして抽出してくれるといういかにも今風の製品でした。

 

理屈だけで考えれば、請求書の内容を、手入力無しで文字データとして取り込めるのであれば、そこから作るいくつかの帳票は自動でできるはずです。

(EXCELの関数、マクロを使ってですが…)

 

それで、是非試してみたいと思い、SmartOCRの有償トライアルを試すことにしました。

このトライアルは、請求書100枚まで、そして使用可能時間24時間という制限付きで、費用が1万円です。

 

この製品に目をつけた理由は、次の3点でした。

1.クラウドの形態で使用可能であること(地方の会社では必須だと思います)

2.よくある伝票上の座標指定(OCRシステムでよくある機能で、

読み取りたい情報が、伝票のどの位置にあるかを登録する仕組み)をする必要がない

3.300枚まで月額3万円と比較的安価だったこと

 

ただ、今回のトライアルは24時間という期限付きですので、結構事前にテスト内容について考えました。

(やってみて思ったのですが、最初から時間を区切られている方が、事前に考えるし、自分の考えを整理してからテストに望めるので、これはこれで結構良いものだと思いました。)

 

そして、今回のテストではこの時間制限があることから、10枚の請求書を選んで試すことにしました。

 

今回私がテストしたかったのは、「一括処理」の操作性です。

 

私の会社では、請求書毎に内容を確認しながら、その情報を計算用紙に転記し、さらにその内容をPCに打ち込むということをしています。

 

このシステムを使った簡単な操作で、その作業を一気にすっ飛ばし、CSVにデータが入ればそれは素晴らしいと思いますが、1枚の請求書毎になにか指定をしながら、文字データへの変換作業をするのであれば、それは結局130社の請求書分を手作業で入力するということとあまり変わらない気がするからです。

 

それで、テスト前は事前にインフォディオ社に作業ガイドの提供や、その疑問を投げかけ結構調査しました。(先方からすると、ずいぶんうるさい客だったと思います)

 

サポートは大変親切でした。こちらから何回か質問したのですが、丁寧に答えてもらい、少なくとも最初に感じた疑問は解消された形で、テストに入ることができました。

 

それで、肝心の結果なのですが、残念ながら今回は見送ることにしました。

やはり、「複数枚の請求書の一括処理が難しい」ということになります。

 

あまり具体的なデータは無いので、科学的ではないのですが…

10枚の請求書を、一括で文字データにすることそのものはできました。

そしてここの変換率もそれほど悪くありませんでした。

 

ただ、その出来上がったCSVを見ると、あまりにも伝票毎に読み取った結果がバラバラに配置され、不規則であったため私ぐらいのプログラミングの能力では、この内容を整理し別の帳票にするのは「かなり大変」だとおもいました。

 

システムにはテンプレートの機能があり、それを使うことで伝票から必要な情報をより正確に抜き出すと言った機能もあるのですが、それだと「1枚1枚の請求書にテンプレートを指定するという手作業」が発生し、あまり嬉しくないと感じました。

 

(個人的には会社名や日付、明細などの色々なタグを出力結果に入れ込む機能があれば、smartOCRから出された結果をもう少し簡単に加工できるのではと思いましたが…)

 

そして、その結果を先方にお伝えすると、クラウド版では今すぐその対応はできないとのことで、オンプレミス(自社内にサーバーを持つタイプ)であれば、カスタマイズ可能ですという回答をいただきましたが…

 

この案は受け入れるのが難しいので、お断りしました。

なぜかといえば、私は前に申し上げた通り「クラウド」で使いたいからです。

 

ですので、今回の請求書処理の時短にはsmartOCRを使わないことにしました。

それで、AIはひとまず諦めて、別の方法でトライしてみようと考えています。

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