谷病院 業務時間測定のご報告(事務部門)

あけましておめでとうございます。

年末のブログで、谷病院様が病院内で実施されている色々な業務の時間を測定するお話をしました。

谷病院様では、医療スタッフだけでなく谷病院で働く皆様全てに対して実施し、将来的な改善につなげたいと考えておられます。

今回は、その結果第一弾のご報告です。

谷病院様では担当する事務処理を、大きく外来、医事、経理関連と分類し、それぞれ各1名のスタッフが担当しています。

第一弾はこれらのバックオフィス業務3名の業務が対象となりました。

実施の要領は実施前日にToggl使用方法を対象者の皆様に説明し、実際に操作をしていただき操作方法を覚えていただき、次の日測定という流れです。

説明そのものは30分もかかりませんでした。

そして、ここで一つだけ注意をお願いしました。それは…

「割り込み」です。

何かの業務を行っている場合に、電話が鳴ったり患者さんの対応が必要になったりと、当然色々な割り込みが入る可能性があります。

残念ながらToggl自身は複数の業務を並行して時間計測する機能はありません。

 

それでこうしました。

「割り込み処理が入った場合、可能な限りいったんその業務は停止して、実際に取り掛かる業務の測定を行う」です。

これは、人間も一時点で一つの業務しかできないことが一つ、そしてTogglの機能で最終的には全ての記録をCSVに出力できるので、ある業務に割り込みが発生し、たとえ途中でその業務を止めても(理屈では)後から足せば、それは「その業務にかかった時間」として実測値として得られるからです。

 

もちろんこれで100%正確な測定ができるとは限りませんが、私は記憶に頼る自己申告制よりは正確性は格段に上がると考えています。

 

それで、実際の測定結果ですが、これはいつものようにTableauでグラフ化し、測定日の2日後に参加していただいた3名と事務長様を交えてディスカッションをしました。

まず一つ目のグラフが、「測定の誤差」という観点で作成したものです。

図1:担当毎の業務合計時間

 

 

 

このグラフは各スタッフの測定日当日に測定した業務時間を単純に合計したものです。

3名とも就業時間と差があり、しかもその差が人によって違います。

やはりTogglも「道具」なので慣れが必要なのではと思いました。

そして2つ目が業務毎にかかった時間を業務毎に集計したものです。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

図2:業務毎の実施時間

 

 

こうしてみると、各業務で時間のかかっている業務が一目瞭然で分かります。

3つ目は、3つの事務処理カテゴリー(スタッフ)毎に、その中で実施される業務の時間御割合を表にしたものです。

 

表1:業務カテゴリー内の業務時間比率

 

 

結果につきましては、皆さんおおよそ予測通りであったとの事でした。

事務処理に関しては第1回を終了しました。

次の課題は「この結果を受けて事務処理をどうするのか」という話になると思います。

今後このような形で、各部署の結果をご報告していきたいと思います。

 

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